Décomposition analytique du coût d’une heure d’intervention à domicile pour les Conseils départementaux dans le cadre de l’APA

Les facteurs explicatifs des difficultés financières des structures d’aide à domicile sont identifiés. Il s’agit principalement, d’un niveau de tarification inférieur au coût de revient du service. Mais cette explication n’est pas la seule. Parmi les autres causes des difficultés identifiées on trouve :

  • une baisse de l’activité, qui conduit à une diminution des produits d’exploitation alors que les charges de fonctionnement (salaires et frais de structure) restent stables ;
  • des frais de personnel excessifs au regard de l’activité et des produits et un nombre d’heures non productives trop important[1] pour certaines associations.

Dans cette contribution 3 points seront analysés :

  • le coût horaire moyen d’une heure d’intervention
  • durée de travail et nombre d’heures facturables
  • ratio d’heures facturables à surveiller pour équilibrer le budget

1° Le coût horaire moyen d’une heure d’intervention :

Nous savons que le coût horaire comprend les composantes suivantes :

a) Les intervenantes à domicile :

Les trois catégories d’intervenantes (A, B et C) sont supposées représenter 1/3 des effectifs chacune. Si le nombre de C augmente, (les plus qualifiées) le coût moyen augmente et inversement si le nombre de A augmente.

Deux simulations sont faites :

  • La première avec une ancienneté moyenne de 10 ans : 19 278 € bruts / an
  • Et la seconde avec une ancienneté moyenne de 20 ans : 20 774 € bruts / an
  • Soit 7,7% d’écart possible

Le taux de charges, compte tenu des exonérations, se chiffre en moyenne à 23% -nous savons que ce que la induit – soit une rémunération chargée comprise entre 23 712 € et 25 552 €.

Le coût horaire des intervenantes à domicile (ramené à l’heure facturée par 1 ETP) s’établit à 16,33 € / heure (17,59 € pour la seconde hypothèse) pour 1.452 heures facturées par 1 ETP / an.

b) L’encadrement administratif (responsable de secteur et référent administratif) :

Il peut être valorisé à 23 262 € en brut annuel pour 10 ans d’ancienneté en catégorie D.

Le taux de charges est pris pour 45% en l’absence d’exonération pour cette catégorie, soit une rémunération chargée de 33 730 €.

Le coût horaire de l’encadrement administratif s’établit à 1,50 € / heure pour une référence à 1 ETP pour 22 500 heures facturées (coût horaire décroissant si la référence est dépassée) en moyenne nationale.

c) les autres charges :

La somme des autres charges se situe approximativement entre [1,98-2,46] €, comprenant notamment :

  • les charges fiscales, avec un taux de taxe sur les salaires moyen de l’ordre de 7% (au-delà d’environ 10 salariés) compte tenu de la rémunération moyenne du secteur, retenue par hypothèse pour un montant annuel inférieur à 15 185 € brut, au-delà duquel le taux passe à 13,6%, soit 0,93 € / heure facturée
  • les indemnités kilométriques : 0,35 € x 3 km en moyenne par heure facturée, soit 1,05 € / heure
  • cotisation « nationale » pour certaines associations « fédérées » (option) : 0,475 € / heure facturée

Le coût minimum de l’heure atteint ainsi une fourchette comprise [19,81-20,28] €, étant observé :

  • que les associations parviennent à l’équilibre en minorant certaines dépenses telles que la formation, … (l’ancienneté moyenne étant dans l’exemple ci-dessus à 10 ans, y compris pour l’agent administratif) et en mobilisant des recettes en atténuation, notamment via le recours à des contrats d’avenir, pour lesquels la prime d’Etat couvre 75% du salaire dans la limite du SMIC.
  • que les effets de seuils provoquent des surcoûts à deux niveaux :
    • au niveau social : avec les crédits d’heures à accorder aux délégués de personnel (10 heures / mois de 11 à 49 salariés, mais 15 h (x 2) + 20 h de délégation au CE, (x 3 ) et 4 h de représentant de la section syndicale, soit 94 h / mois pour les entreprises de 50 à 99 salariés (soit 0,6 ETP) et 15 h (x 4) + 20 h de délégation au CE (x 5) et 4 h de représentant de la section syndicale, soit 134 h / mois (0,88 ETP) pour les entreprises de 100 à 150 salariés.
    • au niveau fiscal : l’abattement dans la base de la taxe sur les salaires (20 000€ à compter du 1/1/2014) profite proportionnellement plus aux petites associations (moins d’environ 250 000 € de salaires, soit près de 12 salariés, constituent le plafond d’exonération) et le taux étant progressif (de 4,25% à 13,60%) en fonction du niveau des rémunérations individuelles, les plus grandes associations ayant des salariés à temps complet et avec des rémunérations plus élevées acquittent la taxe au taux maximum.

Pour schématiser le mode de couverture des surcoûts dans les plus grandes associations (au-delà de 50 salariés et surtout au-delà de 100 salariés), 1% de surcoût social (1 ETP rémunéré dans les délégations pour 100 salariés) et 8% de surcoût fiscal (au-delà d’environ 10 salariés) imposeraient d’augmenter le niveau d’heures facturées par ETP au-delà de la référence à 1.452 h / an.

2° Durée de travail et nombre d’heures facturables :

L’application de la convention collective de branche conduit à partir des chiffres suivants :

  • durée de travail annuelle rémunérée : 1.820 h
  • nombre de semaines de congés payés : 5 semaines + 2 jours en moyenne pour ancienneté + 3 jours en moyenne pour fractionnement + 7 jours de congés divers, dont jours fériés = 7,4 semaines, soit 259 heures
  • nombre d’heures de travail dans l‘année : 1820 – 259 = 1.561 heures (soit 44,6 semaines x 35 heures)
  • nombre d’heures de travail facturables : 1.561 heures x 93% = 1.452 heures (comprenant 7%, en moyenne là encore, incompressibles d’heures non facturables constituées de temps de déplacement rémunéré et d’heures liées à l’organisation du service).

Ces 1.452 heures représentent 93% du temps de travail annuel et 80% du temps de travail annuel rémunéré (1.820 heures)

Ratio d’heures facturables à surveiller pour équilibrer le budget :

Chaque service doit donc s’assurer, mensuellement au vu des heures facturées, que ces heures représentent au moins 80% des heures inscrites annuellement dans les contrats de travail, cette vérification pouvant facilement être faite avec l’outil informatique, tant pour chaque contrat individuel que globalement pour l’ensemble des contrats de travail du service.

Mais, l’information immédiatement disponible sur les durées de travail est exprimée en heures par mois, de sorte qu’il faut convertir les 80% de temps de travail annuel en les répartissant sur les seuls jours de travail, soit 1.452 heures à ventiler sur 223 jours (correspondant à 44,6 semaines x 5 jours / semaine), soit 6,51 h / jour, à comparer aux 7 h de travail de la durée de référence.

Ces 6,51 h représentent 93% du temps de travail, de sorte que le contrôle à opérer consiste à vérifier que le seuil d’équilibre budgétaire du service égal à 93% du temps de travail prévu au contrat est bien atteint.

Ainsi, pour un contrat conclu à 104 heures / mois, le seuil d’équilibre est à 96,72 h facturées dans le mois, soit 96 h et 45 mn.

L’indicateur de gestion à suivre très régulièrement repose donc sur une anticipation du nombre d’heures à facturer mensuellement pour un contrat de travail dont la durée mensuelle est connue, soit 93% de cette durée, et à en vérifier en fin de mois l’exacte correspondance, compte tenu des soldes des compteurs de modulation.

La prise en compte de ce ratio (1.820 h payées / an x 80% = 1.561 h de travail x 93% = 1.452 h facturées) garantit pour la grande majorité des associations l’équilibre budgétaire du service.

Stéphane Bellanger

CBM Audit & Conseil

Commissaire aux comptes

Expert comptable & financier

bellanger_s at hotmail point com

[1] Les heures « improductives » sont les heures rémunérées aux salariés mais ne correspondant pas à des heures d’intervention. Elles comprennent les temps entre deux interventions, les formations, les arrêts maladie, les congés maternités et congés payés… ainsi que les heures programmées qui n’ont pas pu être réalisées (hospitalisation par exemple) mais encore les reliquats d’heures non réalisés dans la modulation du temps de travail.